Sistemas VOIP – Por qué los necesita y consejos para tomar la decisión correcta
Un sistema de comunicación sólido es imprescindible para todas las empresas, independientemente del tipo y la escala. Si está en el proceso de configurar su negocio, es posible que se haya encontrado con el término sistemas VOIP. Pero si no ha usado o se ha encontrado con estos sistemas antes, puede ser desalentador comprender si necesita un sistema VOIP para su negocio y cuál elegir. Para ayudarlo a través del proceso, aquí hay una guía completa para comprender los sistemas VOIP y cómo elegir el mejor disponible en el mercado.
¿Qué es VOIP?
VOIP significa Voz sobre Protocolo de Internet, y es un sistema telefónico que facilita las llamadas con la ayuda de su conexión de banda ancha sin la necesidad de una conexión de línea telefónica regular.
¿Cómo funcionan los sistemas VOIP?
Cuando se usa VOIP, la voz de una persona se convierte en una señal digital y se transmite a través de Internet. El tipo de señal digital en la que se convierte el mensaje depende del teléfono al que se realiza la llamada. Si realiza una llamada a un número de teléfono normal, la señal se convierte en una señal telefónica normal antes de que llegue al receptor.
¿Qué equipo se necesita para los sistemas VOIP?
Necesita una conexión de banda ancha de alta velocidad para un sistema VOIP, y puede garantizar una alta velocidad de Internet a través de servicios basados en módem por cable u optando por servicios dedicados de alta velocidad de una red DSL o de área local. Este requisito es común en todas las marcas de sistemas VOIP.
Por el contrario, los requisitos de hardware varían entre los sistemas VOIP. Mientras que algunos sistemas funcionan exclusivamente en teléfonos VOIP conectados directamente a la conexión de banda ancha, otros sistemas VOIP funcionan en teléfonos tradicionales que necesitan conectarse al adaptador VOIP. Para los sistemas que utilizan un ordenador para habilitar llamadas, los requisitos del equipo incluyen software y un micrófono.
¿Por qué las empresas deberían optar por los sistemas VOIP?
Los sistemas VOIP ofrecen una amplia gama de beneficios como herramienta de comunicación para las empresas, y los siguientes son algunos de ellos:
- Reducción de costes
A los usuarios de VOIP no se les cobra por cada llamada, por lo que solo necesita pagar una cantidad fija cada mes por los servicios de banda ancha. Algunos proveedores pueden incluso ofrecer llamadas gratuitas dentro de sus propias redes o para otros conjuntos específicos de operadores. Esto hace que los sistemas VOIP sean ideales para empresas con múltiples oficinas donde los empleados necesitan realizar llamadas entre sucursales con frecuencia.
Cuando se trata de los requisitos de hardware y software, varios proveedores de servicios VOIP ofrecen el hardware y software necesarios para garantizar que el equipo de sus clientes esté actualizado para usar los servicios. - Características de conferencia superiores
Las conferencias de voz se vuelven mucho más fáciles con los sistemas VOIP, ya que los participantes pueden compartir archivos en varios formatos mientras se realizan las llamadas. Esto facilita la realización de presentaciones, y a los usuarios no se les cobra ninguna tarifa adicional por usar estas funciones. - Conectividad global
Los sistemas VOIP son muy beneficiosos para las empresas que buscan ahorrar costos inmobiliarios o funcionar con todos los empleados que trabajan de forma remota. VOIP permite a los empleados comunicarse y usar servicios de fax y datos a través de la intranet, incluso cuando trabajan desde diferentes ubicaciones. Además, transferir conexiones VOIP es más fácil cuando los empleados cambian la ubicación de su oficina o cuando usted, como propietario de un negocio, cambia de oficina. - Optimización del ancho de banda
Las llamadas consumen datos incluso cuando los altavoces están en silencio. Dicho esto, los sistemas VOIP hacen que el
Mejor uso del ancho de banda rellenando otros datos en su lugar cuando hay silencio en las conversaciones.
Los sistemas VOIP vienen con un paquete de características además de las llamadas, que incluyen identificador de llamadas, números virtuales y servicio de correo de voz. Algunos proveedores de servicios VOIP también pueden ofrecer servicios de transcripción de voz a texto. Dado que algunos servicios como el fax y la transferencia de medios están permitidos a través de conexiones VOIP, no es necesario optar por servicios separados para estos.
Las conexiones VOIP funcionan en cualquier sistema estandarizado y no tienen requisitos de red específicos. Una sola red puede funcionar para múltiples marcas de VOIP, y no necesita configurar sistemas exclusivos para utilizar sus servicios para su negocio.
En el caso de falla de conectividad de banda ancha, puede optar por desviar sus llamadas VOIP a su teléfono móvil o cualquier otro dispositivo. Las llamadas también se pueden desviar a otros dispositivos en caso de un corte de energía o cualquier otro problema que pueda dificultar el suministro de energía o la conectividad de banda ancha.
La instalación no es una molestia con la mayoría de los sistemas VOIP, ya que funcionan con capacidad plug-and-play. El uso de VOIP no requiere requisitos de cableado elaborados, y también puede encargarse del mantenimiento usted mismo. Estos sistemas rara vez requieren servicios de mantenimiento profesional.
Puede adaptar fácilmente sus sistemas VOIP al crecimiento de su negocio o personal de oficina. Cuando aumenta el número de empleados, puede agregar nuevas líneas a su sistema VOIP existente. Además, puede eliminar fácilmente las líneas si cree que tiene más líneas de las necesarias. Sin mencionar que solo pagas por lo que usas.
¿Cuáles son los factores a considerar al cambiar a sistemas VOIP?
Ya sea que esté configurando su negocio o tenga una línea de trabajo establecida y desee cambiar a sistemas VOIP para la comunicación, aquí hay algunos consejos a tener en cuenta. Estos consejos pueden ayudarle a garantizar una configuración fluida y una migración sencilla para sus empleados:
- Comparta información sobre los sistemas con sus empleados
Comunique sus planes de obtener un nuevo sistema VOIP a los líderes de su negocio y equípelos con suficiente información para que puedan transmitirla a los otros empleados. Esta información puede ayudar a las personas que no están familiarizadas con los sistemas VOIP a estar en sintonía con los demás y garantizar que se dedique un tiempo mínimo a la capacitación del usuario. - Hacer la transición por fases
Puede realizar la transición a los sistemas VOIP de manera gradual. Si su negocio implica que sus empleados realicen una cantidad considerable de llamadas, como telellamadas, y ha utilizado sistemas telefónicos tradicionales durante mucho tiempo, cambiar a un nuevo sistema puede ser abrumador. Para facilitar el proceso y garantizar una transición sin problemas para sus empleados, puede comenzar configurando teléfonos IP en áreas compartidas de la oficina, como en las salas de conferencias. - Comprobar la compatibilidad del hardware
Compruebe si su hardware de TI existente es compatible con el sistema VOIP que está deseando configurar, y también compruebe si la conexión de banda ancha es lo suficientemente rápida y tiene un amplio ancho de banda para manejarla. Puede realizar una auditoría de su banda ancha para verificar si necesita actualizar a un sistema mejor. Además, asegúrese de que se lleva a cabo una comprobación del sistema de alimentación y conmutación (PAS) en las implementaciones de escritorio. Una comprobación del sistema PAS es importante para garantizar que un dispositivo existente tenga la capacidad. Además, verifique si los teléfonos se pueden alimentar con energía estándar a través de Internet y si los teléfonos IP tienen conmutadores LAN incorporados. - Considere ajustes para hacer llamadas de emergencia
Recuerde que las llamadas de emergencia al 911 no se pueden realizar a través de sistemas VOIP, porque los servidores de voz solo tienen la dirección IP de la llamada VOIP y
Cero información sobre dónde se puede ubicar el teléfono. Puede vincular las conexiones VOIP de su empresa con teléfonos analógicos para este propósito.
Es posible que desee ver la elección de dispositivos disponibles para realizar llamadas a través de sistemas VOIP. Puede obtener una combinación de teléfonos suaves y teléfonos de escritorio convencionales para sus empleados según sus preferencias. Los profesionales expertos en tecnología que trabajan desde múltiples ubicaciones dentro de la oficina o desde diferentes ubicaciones de oficina pueden beneficiarse más de los teléfonos de tacto suave. Estos teléfonos también son opciones ideales para los empleados que trabajan de forma remota.
Vea cómo funciona la administración remota con su IP PBX y si esto puede funcionar en el IP PBX o en el servidor de llamadas que está utilizando actualmente para controlar de forma remota sus sistemas VOIP. Las funcionalidades que debe comprobar a este respecto incluyen la administración, el reinicio y la configuración de sus servidores de archivos/correo normal/impresión. Recuerde que IP PBX es compatible con múltiples plataformas, incluyendo Unix, Windows y Linux embebido. Además, la mayoría de los tipos de servidores pueden manejar varias aplicaciones de administración remota.
Considere los costos de configurar los dispositivos para llamar con sistemas VOIP. En lugar de optar por configurar nuevos teléfonos IP en toda la oficina, puede considerar obtener teléfonos analógicos de bajo costo en partes de las oficinas donde son suficientes. La mayoría de las empresas optan por puertas de enlace analógicas para una conexión perfecta a las conexiones de fax y para garantizar que funcionen sin problemas.
¿Qué consejos debe seguir para elegir el mejor proveedor de servicios VOIP?
Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta al navegar por los diversos sistemas VOIP disponibles en el mercado y elegir el mejor para usted:
- Enumere sus requisitos
Haga una evaluación de sus requisitos. Esto puede ser fácil si tiene un negocio existente, pero el ejercicio puede ayudarlo a asegurarse de optar por el proveedor de servicios adecuado si está estableciendo un nuevo negocio. Si no está seguro de qué características buscar en un sistema VOIP, haga esta lista sobre la marcha mientras observa varias opciones y compare las características para ayudarlo a decidir. Una vez que esté al tanto de lo que todo un sistema VOIP podría ofrecer, debe crear esta lista antes de continuar. - Lea la letra pequeña
Comprenda los términos antes de suscribirse a cualquier servicio de VOIP. Reduzca sus opciones en función del presupuesto de su empresa para la infraestructura de comunicación. Verifique que las funciones complementarias gratuitas sean realmente gratuitas y no requieran una configuración adicional por su parte. Necesitará una conexión de banda ancha de alta velocidad, ya que los proveedores de servicios VOIP no ofrecen eso, así que agregue ese costo mensual o anual a los gastos totales. También es posible que tenga que asumir los costos de instalación, cancelación y renovación, así que asegúrese de tenerlos en cuenta antes de suscribirse a los servicios de un proveedor. - Garantice una integración perfecta
Compruebe qué tan bien se integra el sistema VOIP que desea comprar con cualquiera de sus sistemas o infraestructura existentes. Es posible que deba sincronizar su sistema VOIP con el CRM y los sistemas de soporte basados en la nube. - Consulta las políticas de seguridad
Dado que VOIP se ejecuta en Internet, debe considerar los aspectos de seguridad. Busque proveedores de servicios que ofrezcan cifrado de extremo a extremo como requisito mínimo de seguridad, y también puede buscar características de seguridad adicionales como acceso seguro a datos y autenticación multifactor.
VOIP es una excelente opción para satisfacer los requisitos de comunicación de su empresa, independientemente de la escala de su empresa. Estas son las cosas básicas que necesita saber sobre los sistemas VOIP si planea obtener un sistema para su negocio. Puede ponerse en contacto con los proveedores de servicios y pedirles que compartan información sobre la empresa y las características de su sistema VOIP.
Además, explore múltiples opciones y tómese su tiempo para tomar una decisión. La mayoría de las empresas tienen equipos de ventas dedicados que hacen un esfuerzo adicional para ayudar a los usuarios a comprender las características del sistema que tienen para ofrecer, pero nunca debe optar por la primera opción que encuentre. También puede elegir múltiples sistemas VOIP dentro de su organización.